לכל מתמחה ועורך דין יש שאיפות שונות – חלק רוצים הצלחה והכרה וחלק רוצים להגן על האזרח הקטן ולתרום לקהילה. אך לכולם שאיפה אחת פשוטה – להצליח להעביר יום שלם בלי לצבור עשרות מיילים שלא נקראו ומשימות שלא טופלו.
מיילים הם הכלי השימושי ביותר אצל מתמחים ועורכי דין. אנו משתמשים במייל שלנו בכדי לקבוע פגישות, לעדכן שותפים, לשריין אירועים ביומן ולאחרונה המייל משמש גם ככלי מרכזי לצבירת ידע מקצועי, וזאת בזכות הניוזלטרים והעדכונים השוטפים שמגיעים ישירות לתיבת המייל שלנו.
השאלה המתבקשת אם כך – אם תיבת המייל שלנו כה חשובה, מדוע אנחנו מזניחים אותה וצוברים עשרות מיילים ביום? ויותר חשוב מכך – מדוע אנו לא מסיימים את כל המשימות שלנו בזמן? התשובה לשאלה זאת אינה פשוטה ותלויה במשתנים רבים: ידע טכנולוגי, תכונות אופי ובעיקר, הרגלי עבודה נכונים.
בפוסט זה נציג מספר טכניקות והרגלי עבודה נכונים. ביצוע דווקני של שיטות אלו יבטיח תיבת מייל מסודרת ומאורגנת, ומה עוד אפשר לבקש?
דגל או כוכב–
פונקציה זו היא ככל הנראה החשובה ביותר בתיבת הדואר שלכם. בלחיצת עכבר קטנה תוכלו להפריד באופן בולט בין המיילים החשובים לאלו שפחות. סגלו לעצמכם הרגל– ברגע שקיבלתם מייל קראו את הכותרת שלו וסווגו את חשיבותו בהתאם, זכרו כי מדובר בפונקציה בינארית- חשוב או לא חשוב.
מה הפונקציה הזו עושה הלכה למעשה? היא מצוידת בשני יתרונות. הראשון הוא הבלטה של המיילים החשובים בתיבת האינבוקס (Inbox) עצמה, כאשר רפרוף מהיר בחלק זה "יקפיץ" לכם דברים חשובים. היתרון השני והחשוב יותר- כאשר אנו מסמנים מייל מסוים בכוכב\דגל אנו שולחים עותק שלו לתיקיה בתוך המייל, שם מרוכזים כל המיילים החשובים שלנו (ראה איור).
שימוש נכון בפונקציה:
שלב ראשון: הפרדה בין העיקר לטפל – קיבלתם מייל? סווגו אותו מיד לחשוב לפי חשיבותו.
שלב שני: כנסו לתיקיה בזמנים קבועים – אנו ממליצים על שלוש פעמים ביום, בבוקר לפני העבודה, בזמן הפסקת הצהריים ובערב לקראת סוף יום העבודה. מעקב נכון ועקבי יבטיח כי לא תשכחו ולא תפספסו דבר.
שלב שלישי: התמדה – זהו השלב הקשה ביותר אך החשוב מכל. עליכם להקפיד לבצע שימוש נכון ועקבי בפונקציה. בהתחלה זה קצת מסורבל ומרגיש לא טבעי אך לאחר חודש של שימוש נכון תתקשו להיזכר איך התנהלתם לפני כן.
אפס מיילים לפי מרלין מאן
לפי גישתו של מרלין מאן (Marlin Mann) אנו לא מספיקים לסיים את המשימות היומיות שלנו בשל העובדה שאנו מבזבזים זמן רב על סידור ותכנון המשימות. כדי להתמודד עם בעיה זאת, ממליץ מרלין לסווג את המיילים (והמשימות) לארבע קטגוריות:
- עשה עכשיו – משימות שאתם יכולים להתחיל ולסיים מיד, אין צורך בגורמים נוספים.
- עשה אחר-כך – מיילים שאתם יכולים לסיים כעת אך אינם חשובים או דחופים.
- מחכה לתשובה – מיילים שתלויים בתשובתו של גורם שלישי.
- לקרוא בהזדמנות – תוכן שמעניין אתכם אך לא דחוף כלל, לדוגמא ניוזלטרים.
לפי שיטת הסיווג, ברגע שאנו מקבלים מייל עלינו לבצע העברה לתיקיה הנכונה, ולאחר מכן עלינו "לתקוף" משימות לפי חשיבותן בהתאם לתיקיות. בנוסף לחלוקה לתיקיות, מרלין מייחס חשיבות למחיקה וארכיון. רוב המיילים שאנו מקבלים לא חשובים והגיע הזמן להתמודד עם הפחדים שלנו ולמחוק מיילים. אם אתם לא בטוחים אם יהיה לכם שימוש במייל זה בעתיד פשוט שלחו אותו לתיקיית הארכיון, שם הוא ינוח בשלווה עד שתחליטו מה לעשות איתו.
השיטה אומנם נשמעת פשוטה, אך היא למעשה רק קצה הקרחון של ניצול נכון של הזמן. לצפייה בסרטון המסביר לפרוטרוט על השיטה ועל טכניקות ניהול זמן נוספות לחצו כאן. אנו מזהירים מראש – מדובר בסרטון ארוך (שעה!) אך הוא שווה כל דקה של צפייה.
הפכו מיילים למשימות
חלק ניכר מן המיילים שאנו מקבלים הם למעשה משימות שעלינו לבצע. ניהול נכון של המייל יסייע לכם לנהל את המשימות שלכם בצורה אופטימלית. נצלו את היתרונות הרבים של המייל לטובתכם – התחילו ביצירת מערכת משימות יעילה ואפקטיבית עבורכם, עקבו אחר המשימות החשובות, בין אם המייל מסומן בכוכב ובין אם הוא בתיקיה "עשה עכשיו". המטרה של הסידור היא לגרום לכם להתחיל להזיז עניינים.
הטכנולוגיה של היום מאפשרת אינטגרציה מושלמת בין היומן, המייל והפלאפון. הקדישו לכך כמה רגעים ולימדו כיצד לבצע את הסנכרון בין המייל ליומן. השתדלו לשלוח RSVP לכל פגישה עסקית ולאשר או לדחות כל הזמנה שנשלחת אליכם. למחמירים מומלץ גם לסנכרן את המייל עם המשימות האישיות ואף לשלוח לעצמכם RSVP. לבסוף, סנכרנו יומנים עם אנשים שאתם באינטגרציה רציפה עימם, דוגמת מנהלים וקולגות. (סנכרון באווטלוק או סנכרון בג'ימייל)
טיפת המים חודרת את הסלע לא מכוח עצמתה, אלא מכוח התמדתה:
קחו לכם שבת בצהריים לסדר את הבלגן שצברתם עד הרגע הזה. התחילו מחדש אך הפעם do it right! בחרו לכם שיטה ולכו בעקבותיה. הקפידו לבצע סדר במייל פעמיים-שלוש ביום ואם נבצר מכם לעשות זאת במהלך היום, השקיעו 10 דקות (ברגע שהמייל מסודר באופן קבע זה מאד פשוט) וסדרו את המייל לקראת יום המחר. התמדה יום יומית תבטיח חסכון משמעותי בזמן וכתוצאה מכך, ייעול נכון של הזמן והמשימות.
לסיכום, לתיבת המייל יש חשיבות גדולה יותר ממה שחלקינו מיחסים לה. אנו מחזיקים שם משימות, מטלות, קבלות ושאר ירקות. כדי להוביל לניצול זמן מרבי ולא לפספס אף משימה או פגישה עלינו לתחזק את התיבה באופן שוטף ויעיל, לשנות את דרך העבודה עם המייל וליצור הרגלים חדשים. ולבסוף נגיע למטרה המיוחלת – תיבת מייל עם 0 מיילים חדשים.
